Jak prawidłowo rozliczyć ulgę B+R? Potrzebna nie tylko księgowa, ale też inżynier

W przypadku identyfikacji działalności badawczo-rozwojowej firmy najczęściej opierają się na dokumentacji finansowej, całkowicie pomijając analizę techniczną. Takie działanie niesie wysokie ryzyko dokonania nieuzasadnionych odpisów podatkowych lub odliczenia zaledwie części poniesionych kosztów. Z kolei w przypadku ewidencjonowania księgowego kosztów wyzwaniem dla przedsiębiorstw jest brak szczegółowych wytycznych odnośnie sposobu prowadzenia ewidencji i konieczność spełnienia wymogów opisanych w definicji działalności badawczo-rozwojowej. Jak zatem prawidłowo rozliczyć ulgę B+R i jakich błędów unikać? Eksperci Ayming opisują pięć głównych kroków związanych z tym procesem wraz z najczęstszymi nieprawidłowościami.

Czytaj także: Ulga B+R wciąż mało popularna wśród przedsiębiorców. Zobacz 5 hamulców przed korzystaniem z niej >>>

Identyfikacja B+R nie tylko przez finansistę

Wśród 44 proc. przebadanych firm to dział rozwoju lub dział B+R odpowiada za identyfikację działalności B+R. W przypadku 38 proc. respondentów to zadanie przypada działom księgowym lub finansowym, które często nie dysponują odpowiednią wiedzą techniczną. Jednak do optymalnego zidentyfikowania działalności B+R, a w dalszym kroku – do pełnego i prawidłowego rozliczenia ulgi, niezbędne jest połączenie wiedzy podatkowej i prawniczej z wiedzą techniczną (np. inżynierów i informatyków).

– Z doświadczenia Ayming wynika, że najwięcej nieprawidłowości i przeoczeń pojawia się właśnie na etapie identyfikacji działalności B+R. Analizy przeprowadzane wyłącznie przez dział rozwoju zazwyczaj całkowicie pomijają działalność B+R, która jest wykonywana w ramach standardowych projektów, jak np. zmiana receptury wyrobów czy wprowadzanie ulepszeń do już istniejących usług lub procesów. A to skutkuje pominięciem dużej części kosztów. Z kolei działy księgowe lub finansowe często kwalifikują do ulgi wszystkie działania B+R, które są ewidencjonowane na kontach księgowych. Tymczasem nie zawsze zawierają się one w ustawowej definicji działalności badawczo-rozwojowej. Może to skutkować rozliczeniem niewłaściwych kosztów – zauważa inżynier Paweł Perzyński, ekspert ds. ulgi B+R w Ayming Polska.

Czytaj także: Fiskus sprawdza ulgę B+R >>>

Koszty kwalifikowane dokładnie opisane

Z ośmiu kategorii kosztów uznanych przez ustawodawcę za kwalifikowane do ulgi B+R, największą część w przedsiębiorstwach stanowią koszty osobowe (rozlicza je 94 proc. badanych firm). Na drugim miejscu (91 proc.) znajdują się materiały i surowce, zaś najrzadziej firmy rozliczają odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej (28 proc.). Należy pamiętać, że rozliczane w ramach ulgi koszty muszą pokrywać się ze wskazanym w ustawie CIT/PIT rodzajami kosztów kwalifikowanych. Przeprowadzenie szczegółowej analizy pozwala na odrzucenie tych wydatków, które nie są objęte preferencją podatkową.

– W przypadku kosztów osobowych można rozliczyć koszty zatrudnienia pracownika na podstawie umowy o pracę lub współpracy w oparciu o umowę cywilnoprawną. Kwalifikowane jest wynagrodzenie zasadnicze, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, dodatki czy też premie oraz inne koszty związane z zatrudnieniem danej osoby. Podstawą do kalkulacji kosztów jest prowadzona co miesiąc ewidencja czasu pracy poświęconego na działalność badawczo-rozwojową. Przedsiębiorca musi określić proporcję czasu pracy (liczbową lub procentową) faktycznie poświęconego na działania B+R w stosunku do ogólnego czasu pracy w danym miesiącu. Często spotykaną nieprawidłowością jest automatyczne kwalifikowanie całych MPK lub Cost Center, na których zaksięgowano koszty osobowe – tłumaczy inżynier Karolina Łukasik, Starszy Konsultant w Dziale Innowacji, Ulg i Dotacji w Ayming Polska.

Ewidencja księgowa odpowiednio wydzielona

Podatnicy zamierzający odliczyć ulgę B+R są zobowiązani do wyodrębnienia kosztów kwalifikowanych w swojej ewidencji księgowej. Z raportu Ayming Polska wynika, że 19 proc. firm korzystających z ulgi ocenia ten etap rozliczenia za problematyczny. Jako przyczynę można wskazać fakt, że przepisy ustawy o podatku dochodowym i ustawy o rachunkowości nie zawierają szczegółowych wytycznych odnośnie sposobu prowadzenia ewidencji księgowej. Przyjmuje się, że wystarczy ująć te koszty w odrębnej ewidencji pomocniczej prowadzonej dla celów rachunkowych, np. na kontach pozabilansowych do ksiąg pomocniczych. Ważne, aby zastosowany sposób wyodrębnienia umożliwiał zidentyfikowanie kosztów kwalifikowanych odnoszących się do prowadzonych działań B+R.

– Z ewidencji zużycia kosztów kwalifikowanych poświęconych na B+R musi wynikać, że koszty zostały przypisane wyłącznie do działalności B+R. Jednym z najczęściej rozliczanych kosztów kwalifikowanych są koszty osobowe, przy opisywaniu których trzeba zachować szczególną dokładność. Ewidencja czasu pracy powinna być deklarowana kierownikowi przez pracownika, który wskazuje, ile czasu poświęcił na prace B+R. W przypadku używania materiałów i surowców do projektów B+R, ich ewidencja powinna być odpowiednio powiązana z kosztami nabycia (fakturami), a w przypadku stosowania kosztu uśrednionego należy zweryfikować algorytmy, które są w tym celu używane – wyjaśnia Marek Dalka, Menedżer Działu Innowacji, Ulg i Dotacji w Ayming Polska.

Dokumentacja prowadzona na bieżąco

Dokumentowanie działalności badawczo-rozwojowej jest jednym z podstawowych obowiązków podatnika chcącego skorzystać z ulgi B+R. Tymczasem z badania wynika, że 28 proc. firm korzystających z ulgi ocenia przygotowanie takiej dokumentacji jako problematyczne. Może to wynikać z faktu, że sposób opisu projektów badawczo-rozwojowych nie jest ustalony przez ustawodawcę, nie tłumaczą go również indywidualne interpretacje podatkowe. To, jak firma będzie dokumentować swoje działania badawczo-rozwojowe, jest jej indywidualną decyzją. Warto, aby dokumentacja prac B+R była prowadzona na bieżąco i opisywała w merytoryczny sposób działania podatnika w zakresie projektów badawczo-rozwojowych.

– Najlepszą metodą na prawidłowe udokumentowanie działań B+R jest posługiwanie się kartą projektu. Powinna opisywać wszystkie prowadzone działania w sposób na tyle szczegółowy, aby w przypadku weryfikacji przez urząd skarbowy nie pojawiły się żadne wątpliwości, że dane zadanie było niezbędne w całym procesie badawczo-rozwojowym. Najczęstszym błędem przy wypełnianiu karty projektu jest nieodpowiednie zdefiniowanie celu, który jest bardzo ogólny i pozbawiony jakichkolwiek parametrów technicznych. Opis efektu końcowego powinien odpowiadać celowi projektu, wyzwaniom badawczym oraz ryzykom i nie może być oderwany od wcześniejszych opisów w karcie projektu – zaznacza Wojciech Popardowski, Kierownik Projektu w Dziale Innowacji, Ulg i Dotacji w Ayming Polska.

Weryfikacja fiskusa – trzeba się przygotować

Z raportu Ayming Polska wynika, że niemal połowa firm rozliczających ulgę B+R ma doświadczenia związane z przeprowadzeniem czynności sprawdzających lub kontroli przez urzędy skarbowe. Jest to standardowa procedura, wynikająca z deklaratywnego charakteru rozliczenia ulgi. Z doświadczenia Ayming wynika, że działania podejmowane przez fiskus najczęściej przybierają formę czynności sprawdzających. Podatnicy są proszeni m.in. o przedstawienie ewidencji czasu pracy pracowników biorących udział w pracach badawczo-rozwojowych, kart wynagrodzeń, pełnej dokumentacji projektów badawczo-rozwojowych czy też potwierdzeń zakupu materiałów i surowców, sprzętu specjalistycznego lub nabycia usługi kwalifikowanej do ulgi.

– W gestii kontrolowanego leży skompletowanie i sprawdzenie dokumentacji z obszaru objętego weryfikacją. Warto przed rozpoczęciem czynności sprawdzających poprawić wykryte nieprawidłowości w złożonej deklaracji, uzasadniając dokonane zmiany.  Każdy przedsiębiorca powinien przechowywać dokumenty ściśle powiązane z realizowanymi projektami badawczo-rozwojowymi oraz z odnoszącymi się do nich wydatkami przez ustawowy okres pięciu lat. Do najczęstszych błędów należy brak wszystkich faktury i umów, nieprawidłowo przygotowana ewidencja czasu pracy pracowników zaangażowanych w B+R oraz brak wyodrębnienia kosztów kwalifikowanych w ewidencji zgodnie z ustawą o rachunkowości – wyjaśnia Michał Barszcz, Kierownik Projektu w Dziale Innowacji, Ulg i Dotacji w Ayming Polska.

Raport „Ulga B+R. Małymi krokami do większej innowacyjności” >>>