Jak ograniczyć ryzyko strat materialnych i niematerialnych w firmie?
Warto zatem ustrzec się przed poniesieniem znacznych strat w firmie spowodowanych np. przerwaniem istotnego procesu w jego działalności, zalaniem, pożarem, epidemią bądź innymi poważnymi w skutkach zdarzeniami.
Ciągłość działania i plany awaryjne
Z pomocą przychodzi sporządzenie realnych i szczegółowych planów utrzymania ciągłości działania i planów awaryjnych, realizujących w sposób skoordynowany posiadane w tym zakresie procedury.
Nadrzędnym celem artykułu jest przedstawienie istoty procesu zarządzania ciągłością działania w organizacji ze wskazaniem korzyści płynących z prawidłowego zarządzania w obszarze BCM.
ISO 22301
Obecnie zarządzanie ciągłością działania można rozumieć jako proces holistycznego zarządzania, w którym identyfikuje się potencjalne zagrożenia i ich wpływ na funkcjonowanie organizacji, które pozwala na zbudowanie odporności organizacji wraz z jej zdolnością do efektywnej reakcji na zdarzenia.
Zarządzanie ciągłością działania powinno być wprowadzone we wszystkich rodzajach organizacji bez względu na branżę czy skalę działalności. Istotne jest tu stosowanie się do wytycznych i standardów zamieszczonych w normie ISO 22301 i Księdze Dobrych Praktyk Zarządzania Ciągłością Działania.
Aby zarządzanie obszarem BCM w organizacji było efektywne, należy angażować wszystkie szczeble organizacji, a także powinien być wspierany przez odpowiednią strukturę organizacyjną i system informatyczny. Coraz częściej przedsiębiorcy uświadamiają sobie potrzebę posiadania skutecznych planów działań oraz korzyści jakie niesie ze sobą sprawne zarządzanie BCM.
BCM jako metoda zarządzania kosztami w organizacji
Istotą zarządzania utrzymaniem ciągłości działania jest uniknięcie bądź ograniczenie ryzyka poniesienia strat zarówno w postaci materialnej (np. zniszczenie środków trwałych), jak i niematerialnej (np. utrata reputacji). Świadomość poziomu kosztów jakie niesie ze sobą ryzyko przerwania bądź zakłócenia procesu umożliwia jednostce zarządczej przedsiębiorstwa oszacowanie odpowiedniego zasobu rezerw dla zabezpieczenia wyniku finansowego w przypadku zaistnienia sytuacji kryzysowej.
Dodatkowo warto mieć na uwadze, iż ograniczenie strat przy równoczesnej optymalizacji procesów oraz zasobów firmy mogą wygenerować dodatkowy zysk.
Posiadanie rzetelnych planów działania i ich regularne testowanie jest jednym z działań typu „loss prevention” rozumiane jako procesowe podejście do zapobiegania stratom w przedsiębiorstwie.
BCM w procesie doskonalenia i rozwoju firmy
Chcąc doskonalić organizację, należy zwracać szczególną uwagę na stabilność jej procesów. Szczególnie pomocne w tym działaniu może okazać się analiza wpływu na działalność BIA (Business Impact Analysis).
BIA to ocena pozwalająca określić, jaki wpływ na działalność organizacji miałoby poważne zakłócenie lub przerwanie danego procesu, wraz z szacunkowym określeniem przewidywanych strat. Podstawą analizy BIA są procesy funkcjonujące w organizacji.
Dzięki poprawnej klasyfikacji i ocenie krytyczności procesów nabywana jest świadomość zagrożeń jakie niesie ze sobą przerwanie procesu. Wiedza o procesach może stanowić wytyczne dla kierunków rozwoju firmy oraz niesie wsparcie dla celów decyzyjnych i zarządczych w realizacji przyjętej strategii.
Potrzeba rozwoju w obszarze BCM
Wymieniać można wiele korzyści płynących z posiadania skutecznych procedur i planów działania określających ścieżkę postępowania w przypadku przerwania procesu lub sytuacji kryzysowej. Każdy przedsiębiorca dąży do obniżenia poziomu strat i pragnie niezakłóconych procesów w swojej firmie. Aby to osiągnąć należy między innymi sprawnie zarządzać obszarem BCM.
Niestety często to tylko marzenia, a zarządzanie sprowadza się do sporządzenia i ewidencji procedur w myśl spełnienia kolejnego biurokratycznego obowiązku. Niewielki procent firm deklaruje regularne testowanie i aktualizację posiadanych planów, natomiast do posiadania systemu IT wspierającego zarzadzanie i realizacji planów przyznają się głównie większe korporacje, banki i instytucje publiczne.
O potrzebie posiadania sprawnego systemu informatycznego często mówi się dopiero po doświadczeniu sytuacji kryzysowej, której skutkom można było zapobiec. W tym przypadku można rzec, iż lepiej uczyć się na cudzych błędach, a niżeli na własnych.
Przykładem nieprawidłowego zarządzania BCM może być wydarzenie kryzysowe jakim była awaria systemu transakcyjnego w jednym z Banków. Wskutek prac budowlanych, prowadzonych nieopodal głównej siedziby Banku, uszkodzony został przewód światłowodowy, za pomocą którego następowała wymiana danych pomiędzy środowiskiem podstawowym, a środowiskiem zapasowym.
W związku z brakiem kopii bazy danych w środowisku zapasowym dostępność do danych została przerwana, a diagnostyka problemu była utrudniona. Teoretyczne i niezaktualizowane plany postępowania w sytuacji kryzysowej nie obejmowały odpowiedniego katalogu ryzyk zewnętrznych, a co za tym idzie wystąpił brak szybkiego wdrożenia odpowiednich działań.
Przytaczając powyższy przykład nasuwa się bezpośredni wniosek, iż wraz z dynamicznym postępem technologicznym należy pamiętać o jednoczesnym rozwoju obszaru BCM, między innymi poprzez wdrażanie systemów informatycznych dla kompleksowego wsparcia zarządzania utrzymaniem ciągłości działania i zarządzania kryzysowego.
Natalia Idzińska, Specjalista Analizy Biznesowej, BCM / Ryzyko Operacyjne,
