Innowacyjne zarządzanie uczelniami wyższymi
Coraz częściej nie tylko średnie i małe firmy, ale także sektor państwowy dostrzega korzyści płynące z wykorzystania zintegrowanego systemu informatycznego SAP. Również uczelnie wyższe, uświadamiają sobie, że stosowanie nowoczesnych narzędzi informatycznych pozwoli na optymalizację kosztów i usprawnienie procesów wewnątrz organizacji. W Polsce na wdrożenie systemu zdecydowała się między innymi Politechnika Warszawska czy też Uniwersytet Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie.
Firma SAP jest największym producentem oprogramowania do zarządzania przedsiębiorstwami, a jej system jest najpopularniejszym na świecie systemem klasy ERP. Dostarcza rozwiązania biznesowe dla przedsiębiorstw ze wszystkich branż i gałęzi gospodarki, a wdrożenie systemu w znaczący sposób wzmacnia pozycję rynkową danej organizacji.
Niestandardowe wdrożenie SAP
Na całym świecie z systemu SAP korzysta około 50 tys. organizacji, co daje ponad 12 mln użytkowników. Wśród nich znajduje się około 850 instytucji edukacyjnych i badawczych. Również w Polsce na korzystanie z systemu SAP powoli zaczynają decydować się uczelnie wyższe. Jednak obecnie wdrożenie tego typu oprogramowania w sektorze edukacyjnym jest jeszcze innowacją. Na wprowadzenie systemu zdecydował się między innymi Uniwersytet Jagielloński, Politechnika Warszawska czy też Uniwersytet Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie.
Dotychczasowe wdrożenia systemów klasy ERP na polskich uczelniach pokazały, że osiągnięcie sukcesu podczas realizacji tak zaawansowanych projektów jest bardzo dużym wyzwaniem, zarówno dla samej uczelni, jak i firmy wdrożeniowej. Na poziom skomplikowania wdrożenia ma wpływ wiele czynników. Jednym z najistotniejszych jest jego zakres, złożoność i specyfika procesów, jakie prowadzą instytucje edukacyjne. – Poza tym, jeśli dodamy do tego liczbę osób zatrudnionych, na przykład na Politechnice Warszawskiej – 5 058 i liczbę studentów – 36 156 (studiujących na 29 kierunkach) możemy wyobrazić sobie z jak dużą instytucją mamy do czynienia i tym samym, jak bardzo złożony projekt trzeba wykonać – mówi Maciej Kabaciński Ekspert SAP HCM w firmie Quercus Sp. z o.o.
Podczas przeprowadzania wdrożeń na uczelniach, standardowe rozwiązania SAP, dedykowane przedsiębiorstwom, muszą zostać rozszerzone o wiele funkcjonalności niespotykanych w innych branżach. Niejednokrotnie pojawia się konieczność uwzględnienia w projekcie na przykład przepisów wynikających z Ustawy o Szkolnictwie Wyższym i wewnętrznych regulacji instytucji. W obszarze zarządzania kadrami i płacami na uczelniach występuje specyfika właściwie nieobecna nigdzie indziej. – Mowa tu chociażby o równoległym zatrudnieniu, konieczności raportowania do Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego przez system POL-on czy też obowiązku raportowania do wymaganych przepisami instytucji zewnętrznych (ZUS, GUS, Urząd Skarbowy) – komentuje Maciej Kabaciński. – By z powodzeniem wdrażać systemy klasy ERP na uczelniach i oferować rozwiązania dopasowane do specyfiki instytucji edukacyjnych konieczne jest dysponowanie zespołem o bardzo wysokich kwalifikacjach – dodaje.
Jednym z najtrudniejszych i najbardziej skomplikowanym pod względem logistyki elementem realizacji projektu jest migracja tak dużej ilości danych, jaką dysponują uczelnie wyższe. W dużej mierze od przebiegu migracji zależy powodzenie całego wdrożenia i uruchomienie systemu.
System SAP a usprawnienie funkcjonowania uczelni
Uczelnie, tak samo jak inne instytucje, chcą być coraz bardziej postępowe, konkurencyjne i otwarte na innowacje. W związku z tym zaczynają wykorzystywać nowoczesne, zaawansowane narzędzia technologiczne, na przykład służące do zarządzania kadrami.
Jakie dokładnie korzyści zapewnia wdrażanie systemów SAP HCM na uczelniach? Wprowadzenie jednolitego, zintegrowanego systemu informatycznego poprawia efektywność funkcjonowania instytucji w zakresie działania kadr i płac, a także wspomaga podejmowanie decyzji zarządczych. Tego typu rozwiązania zwiększają efektywność realizowanych procesów, zapewniają lepsze planowanie oraz rozliczanie kosztów czy też skuteczniejsze zarządzanie rozwojem pracowników.
– Korzystanie z oprogramowania podnosi standard procesów administracyjnych i organizacyjnych, a sam system zapewnia stabilność. Uczelnia ma możliwość syntetyzowania danych, prowadzenia analiz porównawczych czy statystyk. Poza tym ma dostęp do szerokiego wachlarza raportów, które generowane są automatycznie, bez angażowania pracowników – mówi Maciej Kabaciński Ekspert SAP HCM w firmie Quercus Sp. z o.o. – Dostępność danych jest znacznie lepsza i dużo łatwiej kontrolować ich poprawność, integralność oraz poufność – dodaje. Dodatkowo pracownicy mogą korzystać z panelu samoobsługi pracowniczej, dzięki której mają dostęp chociażby do wniosków urlopowych czy formularzy PIT.
LTM Communications
