Informatyzacja a działanie urzędów w Polsce

Dzięki nowym technologiom teleinformatycznym w około 40% urzędów wzrosła sprawność załatwiania spraw, liczba innowacyjnych rozwiązań związanych z organizacją pracy, efektywność wykorzystania zasobów urzędów – wynika z raportu Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

Elektroniczny system zarządzania dokumentacją posiada większość urzędów marszałkowskich i powiatowych. Dzięki niemu możliwa jest elektroniczna wymiana akt danej sprawy w obrębie urzędu, czyli np. przekazanie innej komórce organizacyjnej sprawy on-line (z tej formy korzysta 77% urzędów administracji rządowej i 71% samorządowej). Jak wynika z badania, najczęściej z elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją korzystają urzędy z województw śląskiego (71%) i dolnośląskiego (70%), a najrzadziej z województwa świętokrzyskiego (11%). Plany wdrożenia tego systemu zadeklarowało ponad 80% urzędów, które obecnie z takiego systemu nie korzystają. Około co piąty planuje jego wprowadzenie do końca 2011 roku, a prawie co drugi – w przyszłym roku.

Z badania wynika jednak, że w urzędach, które posiadają elektorniczny system zarządzania dokumentacją (41%), nadal funkcjonuje również tradycyjny obieg dokumentów papierowych. W urzędach, bez względu na ich szczebel, funkcjonuje podwójny obieg dokumentów – papierowy i elektroniczny. Spośród urzędów, w których funkcjonuje elektroniczny system zarządzania dokumentacją wyróżniają się urzędy z województwa lubuskiego. W 23% urzędów z tego regionu sprawy prowadzone są wyłącznie elektronicznie. W przeszło 60% urzędów wdrożenie technologii teleinformatycznych nie wpłynęło na liczbę dokumentów w postaci papierowej.

Prawie 90% urzedów posiada już elektorniczną skrzynkę podawczą oraz platformę ePUAP, które usprawniają komunikację z klientami. Najczęściej z platformy ePUAP korzystają urzędy i obywatele w wjewództwie małopolskim (94%), najrzadziej w województwie warmińsko-mazurskim (20%).

Informację o możliwości realizacji usług za pośrednictwem platformy ePUAP zawiera ponad 1/3 stron internetowych urzędów. Zazwyczaj strony internetowe urzędów zawierają informacje niezbędne do załatwienia sprawy oraz dają możliwość pobierania formularzy. Znacznie rzadziej dostępna jest funkcja złożenia wniosku elektronicznego. Natomiast w 17% urzędów rządowych i samorządowych strony internetowe dają możliwość śledzenia na jakim etapie jest załatwiana sprawa. Spośród wszystkich usług świadczonych elektronicznie przez urzędy najpopularniejsze to m.in.:

• rejestracja i zmiana danych w zakresie działalności gospodarczej (25%),
• udostępnienie informacji publicznej (21%),
• udział w zamówieniach publicznych i składanie dokumentacji przetargowych (13%),
• pobieranie formularzy i wzorów wniosków (12%).

Ponad 60% urzędów gminnych udostępnia komputery lub stanowiska komputerowe z dostępem do Internetu dla obywateli (najwięcej, bo 80%, w województwie warmińsko-mazurskim, a najmniej – tylko 36% w lubuskim). Prawie 40% urzędów gminnych promuje korzystanie z Internetu wśród osób zagrożonych wykluczeniem cyfrowym (niemal 60% w województwie kujawsko-pomorskim i tylko 15% w opolskim), a ponad 30% wspiera lub organizuje kursy i szkolenia informatyczne dla obywateli (40% w województwie śląskim i 23% w małopolskim).

Średnia liczba odsłon stron internetowych urzędów administracji rządowej w 2010 roku była prawie 4 razy wyższa niż w przypadku stron internetowych samorządów. Największym zainteresowaniem w ubiegłym roku cieszyły się strony internetowe urzędów marszałkowskich – średnia liczba odsłon stron wyniosła ponad 1,5 mln. Natomiast najwyższe średnie liczby odsłon zanotowały urzędy z województw śląskiego i pomorskiego (po około 400 tys.), a najniższe z świętokrzyskiego (nieco ponad 55 tys.) i podlaskiego (około 54 tys.).

Źródło: www.mswia.gov.pl