Bankowość i Finanse | Technologie – Finture | Sukces w transformacji cyfrowej? Zacznij od inwentaryzacji | O cichej bohaterce cyfryzacji przedsiębiorstw
Podstawowym problemem, który tworzy się przy nieoptymalnie przeprowadzonej transformacji procesów (często też na styku procesów już scyfryzowanych i tych przeprowadzanych analogowo) – są wąskie gardła, miejsca, w których procesy utykają lub znacząco spowalniają.
Przyczyny ich powstawania mogą być różnorakie. Wąskie gardła procesowe mogą być oczywiście wynikiem czynników zewnętrznych (np. regulacji wymuszających konkretne dodatkowe działania lub wymuszających analogowość procesu), ale równie często, jeśli nie częściej, zależne są od czynników wewnętrznych – np. skomplikowanych procedur czy niewystarczających zasobów organizacji.
W identyfikowaniu wąskich gardeł pomaga świadomość procesowa organizacji i jej zdolność do adaptacji. A rozpoznanie i zautomatyzowanie wąskich gardeł zdecydowanie ułatwia optymalizację całego biznesu. Żeby do tego etapu dojść – trzeba się jednak uczciwie i wyczerpująco przyjrzeć procesom wewnątrz firmy. Bez ich inwentaryzacji – dobra i efektywna optymalizacja jest równie prawdopodobna, co odkrycie złoża ropy bez badań geologicznych.
Inwentaryzacja
W dużych organizacjach – takich jak np. banki – zachodzi, często w tym samym czasie, ogromna liczba współzależnych od siebie procesów – zaczynając od procesów HR i administracyjnych na sprzedażowych kończąc. Nieraz zdarza się, że dobrze zaprojektowane procesy sprzedażowe działają optymalnie, ale już procesy operacyjne pozostają niezoptymalizowane – tym samym sabotując niejako całość przedsięwzięcia. Dlatego też cyfryzacja procesów wymaga od organizacji świadomej priorytetyzacji i świadomości wzajemnej ich zależności. W gąszczu procesowym łatwo można poczuć się przytłoczonym, pogubić, a w konsekwencji – nie zauważyć wąskiego gardła. W ten sposób nietrudno znacząco obniżyć efektywność operacyjną instytucji.
Dokument inwentaryzujący procesy (i mapujący je) jest jednym z ważniejszych drogowskazów dla banku w wyborze odpowiedniego kierunku – zaraz obok całościowej strategii cyfryzacji. Inwentaryzacja procesów oraz ich zmapowanie dostarcza cennej wiedzy o organizacji, uwypuklając miejsca wymagające usprawnień. Widząc cały proces, znając wszystkich jego interesariuszy oraz rozumiejąc zarówno wymagania biznesowe, ograniczenia technologiczne, jak i wzajemne zależności występujące pomiędzy poszczególnymi procesami, jesteśmy w stanie lepiej się przygotować do przeniesienia takiego procesu do domeny cyfrowej.
Podczas inwentaryzacji procesów, w trakcie sesji event stormingowej, interdyscyplinarny zespół ma szansę wypracować zrozumiały dla wszystkich (od biznesu po developerów) opis domeny biznesowej, zrozumiałą dla wszystkich interesariuszy komunikację, spójną dla całego zespołu wizję przepływu pracy w procesie. Ma także szansę bliżej poznać i zrozumieć ograniczenia technologiczne, prawne i wymagania biznesowe. Wpływa to nie tylko pozytywnie na późniejszą pracę zespołu, ale przede wszystkim identyfikuje poprawnie i efektywnie obszary do automatyzacji.
Proces rozpatrywania wniosków kredytowych dla firm
Chcąc wziąć na tapetę np. proces kredytowy dla kredytu korporacyjnego (proces skomplikowany, wymagający i angażujący) powinniśmy włączyć do zespołu event stormingowego sprzedaż (Doradca klienta), ryzyko (Antyfraud, Analityk kredytowy, Decydent kredytowy, Wycena zabezpieczeń) i operacje (Administracja kredytów ds. umów i uruchamiania kredytów) oraz IT. Możliwym wąskim gardłem w procesie może okazać się już etap oceny ryzyka kredytowego. Spójrzmy tylko na występujące w nim elementy:
- Ręczna weryfikacja dokumentów: analiza dużej ilości dokumentów finansowych i operacyjnych firmy może być czasochłonna i podatna na błędy.
- Złożoność analizy ryzyka: ocena ryzyka korporacyjnego wymaga uwzględnienia wielu czynników, co może prowadzić do przedłużenia procesu.
- Brak standardowych procedur: różnorodność wniosków kredytowych firm o różnych profilach i branżach sprawia, że proces oceny ryzyka może być niestandardowy i złożony.
- Niedobór specjalistów: brak wystarczającej liczby wykwalifikowanych analityków specjalizujących się w ocenie ryzyka kredytowego korporacji.
Automatyzacja
I tu, „cała na biało”, z odsieczą wkracza automatyzacja, np. w postaci platformy BPM. Platformy, takie jak Flowee, zapewniają integracje z bazami zewnętrznymi, np. z: BIK, BIG, MIG BR, MIG DZ, KRS, CEiDG, G2I, co umożliwia automatyczną weryfikację klienta. Dzięki temu czas pozyskiwania danych niezbędnych do oceny zdolności kredytowej jest znacznie skrócony.
Platforma prezentuje analitykowi i decydentowi kredytowemu na jednym ekranie wszystkie niezbędne dane finansowe, wskaźniki i rating w sposób przejrzysty i ustrukturyzowany. We Flowee w procesie kredytowym zawarty jest również proces ustalania i akceptacji warunków cenowych do transakcji – w innych narzędziach sprzedażowych traktowany zwykle jako proces osobny. Dodatkowo – integracja z AMRON pozwala na wyceny nieruchomości oraz raportowanie.
Przy zastosowaniu integracji obszaru administracji kredytów można wykorzystać generator umów kredytowych i umów ubezpieczeń, a przygotowane tak umowy wysłać do podpisu do dowolnej aplikacji odpowiedzialnej za elektroniczne podpisywanie dokumentów np. podpisem kwalifikowanym (Autenti). Samo uruchomienie kredytu również nie musi być manualną czynnością dla zespołów operacyjnych – także ono może być w pełni zautomatyzowanym procesem, dzięki integracji z głównym systemem księgowym banku.
Każde zadanie ma liczony w tle czas realizacji, dzięki czemu Flowee jest również świetnym narzędziem do mierzenia i analizy czasów realizacji poszczególnych zadań i całych procesów E2E. To pozwala optymalizować procesy, identyfikować ich wąskie gardła, a w konsekwencji – zyskiwać strategiczną przewagę dzięki redukcji Time-to-Market (TTM), Time-to-Decision (TTD), Time-to-Agreement (TTA) oraz Time-to-Cash (TTC).
3xZ (Zinwentaryzuj, Zautomatyzuj, Zoptymalizuj)
Bez inwentaryzacji procesów i usług, automatyzacja, choć możliwa do przeprowadzenia, staje się trudna do osadzenia w szerszym kontekście całej organizacji. Automatyzacja z pomocą platformy BPM pozwoli organizacji wdrożyć i – w relatywnie krótkim czasie – zoptymalizować nawet bardzo skomplikowane procesy. W przypadku Flowee nie bez znaczenia dla łatwości transformacji cyfrowej będzie fakt, że jest to platforma low code, co znacząco pozwala zmniejszyć wymagania wobec zespołu. Prace ułatwi też gotowy portal do wymieniania informacji z klientem.
Czy jednak z pomocą platformy, czy też planując proces transformacji cyfrowej bez udziału BPM, w trójce „Zinwentaryzuj, Zautomatyzuj, Zoptymalizuj” zdecydowanie nie warto pomijać „pierwszego Z”, czy odkładać go „na później”. To ono jest pierwszym krokiem do tego, by kolejne „Zetki” móc zapisać w historii swojego biznesu złotymi zgłoskami.
