IT Bezpieczeństwo: Archiwizowanie dokumentów

Halina Tarasewicz

Każda firma, od jednoosobowej po wielką korporację, tworzy dokumenty. Większość ma instrukcję kancelaryjną, w której określa się zakres prac wykonywanych na bieżąco. Wytworzone dokumenty mają różne znaczenie i stosownie do tego powinny być archiwizowane i przechowywane.

Kategorie

Sposób postępowania ze wszystkimi dokumentami określony jest w rzeczowym wykazie akt, który mówi w jaki sposób i jakiego rodzaju dokumenty należy przechowywać. Dokumenty zaliczane są do dwóch kategorii. Kategoria A to dokumenty, które już przy tworzeniu mają wartość archiwalną. Ustawa archiwalna na wszystkie firmy państwowe nakłada obowiązek posiadania archiwum zakładowego, gdzie dokumenty archiwalne powinny być przechowywane przez 25 lat, a następnie muszą być przekazane do Państwowego Archiwum Akt Nowych, gdzie pozostają na zawsze. Takiemu obowiązkowi podlega np. Narodowy Bank Polski. Banki komercyjne takiego obowiązku nie mają i nie muszą swojej dokumentacji przekazywać do archiwów państwowych. Chyba że przekształciły się w bank komercyjny z państwowego. Wtedy ta część dokumentacji, która została wytworzona przed przekształceniem podlega tym samym rygorom archiwizacji, które dotyczą firm państwowych. Do kategorii B zaliczana jest pozostała dokumentacja. Liczba przy literze B oznacza okres przechowywania dokumentu. Na przykład dokumentacja płacowo-kadrowa należy do kategorii B50, co oznacza, że te dokumenty muszą być przechowywane przez 50 lat. Do kategorii B należy również dokumentacja techniczna budynków. Zgodnie z prawem trzeba przechowywać ją przez 5 lat po degradacji budynku. Tak więc nie ma określonego okresu przechowywania tej dokumentacji, bo to zależy od czasu istnienia budynku – może to być nawet 200 lat. Przed jej zniszczeniem przeprowadzana jest ekspertyza określająca, czy dokumenty mogą być zniszczone, czy też przekwalifikowane do kategorii A i przekazane do archiwum.

Metody

Archiwizowanie dokumentów jest dość pracochłonne i wymaga odpowiednich kwalifikacji. W niektórych firmach zajmują się tym pracownicy, którzy przeszli odpowiednie przeszkolenie i zaliczyli kurs I stopnia. Takie szkolenia prowadzone są przez wiele firm, choćby Związek Archiwistów Polskich.

Większość firm, w tym banki, nie zatrudnia u siebie na stałe specjalistów w zakresie archiwizacji dokumentów. W razie potrzeby powierzają te czynności wyspecjalizowanym archiwistom albo zlecają cały proces archiwizacji firmom zewnętrznym.

Na polskim rynku jest bardzo dużo firm, które ś...