Digitalizacja dokumentów HR jako strategiczny krok w bankowości spółdzielczej
Dla wielu banków spółdzielczych przechowywanie akt osobowych w formie papierowej oznacza wysokie koszty, ryzyko błędów, trudności z dostępnością danych, a także konieczność angażowania pracowników HR w czasochłonne zadania administracyjne. Jak pokazało badanie przeprowadzone przez Iron Mountain, 73% liderów HR przyznaje, że nadmiar pracy administracyjnej stanowi dla ich działów jedno z największych obciążeń2, a aż 55% twierdzi, że obecnie wykorzystywane rozwiązania technologiczne nie spełniają rosnących potrzeb biznesowych3.
Digitalizacja jako strategiczna inwestycja
Digitalizacja dokumentacji HR oznacza przekształcenie papierowych teczek w bezpieczną formę elektroniczną, przechowywaną w centralnym repozytorium. Dzięki temu uprawnieni pracownicy mogą uzyskać szybki dostęp do danych4 – niezależnie od lokalizacji. Rozwiązanie to eliminuje problem rozproszenia akt, ogranicza koszty archiwizacji i pozwala specjalistom HR skupić się na zadaniach strategicznych, a nie wyłącznie administracyjnych.
– Transformacja cyfrowa wymaga nie tylko odpowiednich narzędzi, ale także skutecznej strategii, zabezpieczeń i zaufania. Tymczasem badanie Forrester wykazało, że jedynie 10% firm ma wewnątrz organizacji kompetencje do podejmowania decyzji opartych na danych. To wyraźny sygnał, że aby w pełni wykorzystać potencjał digitalizacji, konieczne jest myślenie systemowe, czyli łączenie technologii z procesami i kulturą organizacyjną. W przypadku banków spółdzielczych, które funkcjonują w zdecentralizowanych strukturach, digitalizacja zasobów kadrowo-płacowych pozwala znacząco skrócić czas pracy specjalistów HR, zwiększyć dostępność danych czy ograniczyć konieczność podróży służbowych – podkreśla Krzysztof Piątek, Business Development Manager w Iron Mountain Polska.
Automatyzacja procesów – realne oszczędności czasu i kosztów
Według danych z badań wynika, że 88% firm wdrażających narzędzia HR Tech wskazuje automatyzację rutynowych procesów jako największą korzyść, 65% z nich – optymalizację kosztów i wzrost efektywności, a 59% najbardziej ceni ulepszony dostęp do danych i ich lepszą analizę5.
– Automatyzacja procesów kadrowych to realna zmiana jakościowa dla banków spółdzielczych. Dzięki nowoczesnym systemom HR czas poświęcany dotąd na powtarzalne czynności administracyjne, takie jak wprowadzanie danych, kompletowanie dokumentacji czy kontrola terminów, może zostać przeznaczony na działania strategiczne: rozwój kompetencji pracowników, analizę trendów kadrowych czy wspieranie zarządów w decyzjach biznesowych. Cyfryzacja dokumentacji kadrowej daje efekt synergii – jednocześnie porządkuje procesy, zmniejsza ryzyko błędów, obniża koszty operacyjne, ale przede wszystkich gwarantuje zgodność z obowiązującymi przepisami. W praktyce oznacza to nie tylko szybszy dostęp do danych, ale też lepszą kontrolę nad ich aktualnością, możliwość generowania raportów w czasie rzeczywistym oraz pełną transparentność procesów kadrowych. To szczególnie ważne w przypadku banków spółdzielczych, które funkcjonują w rozproszonej strukturze i gdzie zapewnienie jednolitych standardów pracy we wszystkich placówkach jest jednym z kluczowych wyzwań – tłumaczy Krzysztof Piątek.
Automatyzacja wspiera również obszar zgodności z regulacjami. W dobie restrykcyjnych wymagań prawnych, takich jak RODO czy przepisy dotyczące przechowywania akt osobowych, systemy cyfrowe stają się fundamentem budowania zaufania – zarówno wśród pracowników, jak i partnerów biznesowych. Automatyczne przypomnienia o kończących się umowach, terminach badań okresowych czy wymaganych szkoleniach minimalizują ryzyko zaniedbań, a jednocześnie dają kadrze zarządzającej pewność, że organizacja działa zgodnie z obowiązującym prawem.
Bezpieczeństwo i zarządzanie ryzykiem
Choć cyfryzacja procesów kadrowych niesie ze sobą wiele korzyści, aż 46% liderów HR wskazuje bezpieczeństwo danych jako główną barierę we wdrażaniu nowych rozwiązań6. Tymczasem elektroniczne repozytoria umożliwiają zastosowanie zaawansowanych mechanizmów ochrony, takich jak szyfrowanie danych czy kontrola dostępu, co w praktyce minimalizuje ryzyko wycieku wrażliwych informacji.
– W przypadku incydentów bezpieczeństwa szybki dostęp do cyfrowej dokumentacji pozwala na natychmiastową reakcję i ograniczenie potencjalnych strat. To przewaga, której nie dają tradycyjne archiwa papierowe – dodaje ekspert Iron Mountain.
HR jako partner biznesowy
Digitalizacja teczek kadrowych to nie tylko oszczędności i bezpieczeństwo, ale także możliwość redefinicji roli działów HR w bankach spółdzielczych. Uwolnione od nadmiaru zadań administracyjnych zespoły mogą aktywniej wspierać zarząd w strategicznych decyzjach, budować wizerunek banku jako nowoczesnego i atrakcyjnego pracodawcy oraz dbać o retencję talentów.
– Organizacje, które inwestują w digitalizację procesów HR, są postrzegane jako innowacyjne i przygotowane na wyzwania przyszłości. To podejście, które umacnia rolę HR jako partnera biznesowego, a nie tylko działu administracyjnego – podsumowuje Krzysztof Piątek.
Digitalizacja teczek kadrowych w bankowości spółdzielczej to proces, który przynosi wymierne efekty – od oszczędności kosztowych i czasowych, przez większe bezpieczeństwo, aż po wzmocnienie pozycji HR w strukturze organizacji. To także krok ku budowie wizerunku banku jako instytucji innowacyjnej, nowoczesnej i gotowej na wyzwania przyszłości.
1 „Under pressure: How a digital experience platform (DXP) helps HR thrive”, Iron Mountain, 2024 r.
2 Tamże
3 „Top 5 Priorities for HR Leaders in 2025”, Gartner, 2024 r.
4 „Data Governance Unlocks the Impact of Analytics: Data Strategy & Insights”, Forrester, 2023 r.
5 HR Tech Changer, Polskie Forum HR, 2024 r.
6 Tamże
O Iron Mountain Polska:
Iron Mountain Polska to lider rynku zarządzania informacją, archiwizacji i digitalizacji dokumentów. Zapewnia kompleksową obsługę firm w zakresie: consultingu procesów po stronie klienta, cyklu życia dokumentów w organizacji oraz ich digitalizacji. Jest także dostawcą systemów do zarządzania procesami oraz informacją w efektywny i bezpieczny sposób. Prowadzi działania z zakresu bezpiecznego przechowywania, składowania, archiwizacji oraz niszczenia dokumentacji tradycyjnej, cyfrowej, jak i zużytego sprzętu IT. Firma oferuje dedykowane rozwiązania sektorowe m.in.: dla branży finansowej i ubezpieczeniowej, służby zdrowia, kancelarii prawnych, a także instytucji publicznych oraz firm geodezyjnych i kartograficznych.
Iron Mountain Polska to ponad 25 lat doświadczenia, ponad 1800 klientów, a także 9 mln przechowywanych pudeł z dokumentami i prawie 100 mln skanowanych stron rocznie.
Iron Mountain Polska jest częścią Iron Mountain Inc. – globalnego lidera w branży zarządzania informacją, założonego w 1951 r. w Livingstone w USA. Firma działa w kilkudziesięciu krajach na pięciu kontynentach i notowana jest na Nowojorskiej Giełdzie Papierów Wartościowych (IRM).
Więcej informacji na temat Iron Mountain można znaleźć na stronie www.ironmountain.pl.
