Jakie konto firmowe wybrać? Poradnik dla przedsiębiorców

Jednocześnie, prowadzenie rachunku, a co jest z tym związane, korzystanie z takich „dodatków” rzadko kiedy jest w pełni darmowe, więc przedsiębiorcom nie opłaca się lojalność. Często za zmianę konta można „zarobić” premię lub obniżyć stałe, miesięczne opłaty np. za przelewy ekspresowe czy walutowe.

Mała firma nie musi, ale powinna mieć rachunek firmowy

Choć przepisy nie ustanawiają obowiązku prowadzenia odrębnego rachunku bankowego dla małej firmy, to w praktyce konto osobiste rzadko może być wykorzystywane jako to biznesowe. Rozdzielenie finansów prywatnych i firmowych zaleca się nawet osobom, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą i to z kilku względów.

– Przede wszystkim, nie tylko ułatwia to kontrolowanie przepływu funduszy w firmie, ale także organizowanie wszelkich kwestii formalnych związanych z prowadzeniem biznesu, np. kontakt z Urzędem Skarbowym, który ma prawo skontrolować rachunki przedsiębiorstwa. Warto również wiedzieć, że niektóre banki w swoich regulaminach zastrzegają, że konta prywatne nie mogą być wykorzystywane do celów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Co więcej, rachunki osobiste nie umożliwiają korzystania z wielu rozwiązań przydatnych przedsiębiorcom, np. ze split payment. Taka płatność między firmami polega na automatycznym wydzieleniu kwoty VAT z wynagrodzenia brutto sprzedawcy i umieszczeniu jej na specjalnym subkoncie VAT. Jeśli kontrahent wykona taki przelew na nasz rachunek osobisty – płatność zostanie zwrócona. W zależności od charakteru prowadzonej działalności, korzystne są także inne opcje, oferowane razem z kontami firmowymi, np. atrakcyjne ceny za przelewy w obcej walucie, darmowe przelewy ekspresowe czy możliwość otwarcia limitu odnawialnego dla firmy, który poprawi płynność finansową przedsiębiorstwa, borykającego się z opóźnionymi płatnościami za faktury – mówi Zbigniew Szymański, ekspert ZFPF, Alex T. Great.

Trzeba jednak pamiętać, że w przeciwieństwie do ofert kont osobistych, darmowe rachunki dla firm należą do rzadkości. Większość banków zwalnia firmy z opłat tylko pod określonymi warunkami, np. wykonywania comiesięcznych transakcji na określoną kwotę czy osiągana minimalnych miesięcznych wpływów. Regularnie pojawiają się natomiast nowe oferty, w których np. za otwarcie rachunku przedsiębiorca może otrzymać premię pieniężną lub obniżyć stałe opłaty. Warto, więc śledzić propozycje banków i przenieść rachunek firmowy, jeśli będzie on lepiej dopasowany do naszych potrzeb i do profilu naszej działalności.

Dopasuj konto firmowe do potrzeb

Niezależnie od tego, czy dopiero zakładamy pierwszy rachunek firmowy, czy chcemy zmienić konto przedsiębiorstwa, np. z uwagi na zbyt wysokie opłaty stałe, warto zapoznać się nie tylko z promocyjnymi ofertami, ale przyjrzeć się tabeli opłat i prowizji w banku, którego oferta zwróciła naszą uwagę. Trzeba prześledzić uważnie podstawowe punkty cennika, takie jak: prowadzenie konta, przelewy, comiesięczne transakcje do ZUS i Urzędu Skarbowego, wydanie karty płatniczej i jej obsługę, wypłaty z bankomatów, a także korzystanie z wpłatomatów.

– Zwracajmy także uwagę na te składniki oferty, które dotyczą charakteru i skali naszej działalności. Przykładowo, gdy często rozliczamy się z kontrahentami z zagranicy – ważne będą koszty przelewów walutowych czy ekspresowych. Z kolei, gdy w firmie jest duży obrót gotówki, interesować będzie nas koszt wpłat i wypłat pieniędzy w oddziałach, z bankomatów czy korzystanie z wpłatomatów – wyjaśnia Zbigniew Szymański.

Korzystne bonusy tylko dla przedsiębiorców

Przeglądając poszczególne oferty, trzeba nie tylko dobrze przyjrzeć się kosztom stałym, ale również dodatkowym usługom dla przedsiębiorców, które są często powiązane z bankowością elektroniczną.
W praktyce korzystanie z niektórych z nich może „opłacać się” nam bardziej niż obniżenie opłat np. za prowadzenie konta.

– Niektóre banki zwalniają klientów biznesowych z opłat na określony czas np. 2 lata i jednocześnie oferują bezpłatną usługę wymiany walut, terminal płatniczy w korzystnej cenie i premię
w wysokości 100 zł za otwarcie rachunku. Na naszym rynku znajdziemy również banki, które razem z kontem firmowym oferują także darmowy dostęp do programów księgowych, czy bezpłatne doradztwo w kwestii pozyskania funduszy unijnych. Ciekawym dodatkiem jest także moneyback za paliwo, czyli zwrot części kwoty wydawanej na tankowanie samochodu firmowego, a także 100 zł zwrotu za wydatki poniesione na przejazdy płatnymi odcinkami autostrad. Warto więc przeanalizować ofertę konta również w zakresie dodatkowych usług – radzi Tomasz Blachliński, ekspert ZFPF, Gold Finance.

Przeniesienie konta w kilku krokach

Jeśli firma posiada już rachunek firmowy, a my zdecydujemy o przeniesieniu go do innego banku, który zaoferuje nam lepsze warunki oraz przydatne narzędzia, które wspierają prowadzenie biznesu, możemy tego dokonać w kilku krokach.

– Przede wszystkim, zanim wypowiemy umowę w obecnym banku, dowiedzmy się, czy nie naliczy on opłaty za zamknięcie konta, w zależności od banku może ona wynieść od 50-100 zł. Większość instytucji wymaga także pisemnego wypowiedzenia umowy, które trzeba złożyć w placówce lub przesłać listownie. Następnie o zmianie konta firmowego trzeba poinformować ZUS i Urząd Skarbowy. Jeżeli nie jesteśmy zarejestrowani w CEIDG – musimy osobno poinformować wspomniane podmioty, odpowiednio w ciągu 7 i 14 dni. Jeżeli posiadamy wpis w CEIDG, wystarczy go zaktualizować w placówce lub on-line, jeśli mamy Profil Zaufany. Dane zostaną wtedy przekazane automatycznie do poszczególnych urzędów – podpowiada Tomasz Blachliński.

O nowym numerze rachunku firmy trzeba także poinformować kontrahentów i zaktualizować informacje na stronie firmy i w dokumentach np. na fakturach. Warto jednak pamiętać, by „stary rachunek” zachować przynajmniej przez 2-3 miesiące, by informacja o nowym numerze konta dotarła do wszystkich klientów i partnerów biznesowych.