„Ekobiuro” – modny trend czy realna inicjatywa ?

Można zaobserwować, że powyższe kwestie są istotne dla prowadzonej przez firmy zaangażowane – polityki personalnej. Przy okazji współpracy pomiędzy działami w firmie można nie tylko przyczynić się do zmniejszenia zużycia surowców, ale także zmotywować pracowników do osiągania celów firmy i budować przyjazne stosunki i atmosferę między nimi.

W obszarze działalności biura, szczególnie w korporacjach, ale również w działalności mikro i małych przedsiębiorstw, wiele firm angażuje się w programy ekologiczne. Głównym tego powodem jest przede wszystkim cel ekonomiczny, ponieważ działania te mogą:

• zredukować zużycie energii elektrycznej o ponad 80%
• ograniczyć emisję gazów cieplarnianych poprzez energooszczędne urządzenia i drukowanie dwustronne dokumentów nawet o 75%.
• Zmienić kulturę organizacyjną firmy
• Wspomóc nawiązać współpracę z III sektorem

Na czym zatem polega wprowadzenie zasad funkcjonowania ekobiura ?

Najczęściej stosowanymi inicjatywami proekologicznymi w firmach są:

• programy recyklingowe dotyczące artykułów biurowych;
• używanie energooszczędnego oświetlenia;
• zachęcanie do ograniczenia zużycia wody, czy też
• zakup nowych energooszczędnych urządzeń,
• zakup mebli, etc…..
• catering Eco

Pracownicy powinni wiedzieć o wszystkich działaniach proekologicznych i prospołecznych firmy, ponieważ wtedy mogą mieć istotny wkład w efektywność tych działań. Ważne, aby były to działania, które są komunikowane bezpośrednio do pracowników, dotyczą ich codziennej pracy i zostaną przez nich dostrzeżone.

Wielu pracowników, zwłaszcza młodszych jest otwartych na ekologiczne idee i chętnie podejmuje się działań na rzecz ochrony środowiska. Zazwyczaj jednak ich wiedza na temat samej strategii ekobiura jest niewystarczająca. Brak znajomości narzędzi oraz możliwości w tym zakresie wśród pracowników sprawia, iż to firma powinna wyjść z inicjatywą i rozpocząć wprowadzanie rozwiązań przyjaznych środowisku. Wbrew pozorom to właśnie w biurze można wprowadzić wiele rozwiązań, które przy niskich nakładach finansowych będą miały korzystny i zróżnicowany wydźwięk wśród kadry oraz pozytywny wpływ na środowisko.

„Nie od razu Rzym zbudowano”

Najlepiej rozpocząć małymi krokami, od działań, które nie wpływają znacząco na koszty, a przynoszą zauważalne efekty, np. oszczędności finansowe.

Zdarza się, że świadomość ekologiczna pracowników jest mała, więc trzeba zacząć od jej podniesienia, a dopiero w następnej kolejności oczekiwać zaangażowania w projekty. Ważne, aby pracownikom tłumaczyć dlaczego pewne działania są podejmowane i jakie korzyści wynikają z ich realizacji. Decydując nawet o najbardziej podstawowych sprawach w biurze: o wyborze sprzętu biurowego, produktów i materiałów, badź dostawców niezbędnych materiałów, można uwzględnić aspekty proekologiczne. Takie decyzje zazwyczaj oznaczają nie tylko działania firmy na rzecz ekologii, ale także są inwestycją i w przyszłości generują oszczędności np. na zużyciu energii. Ekologiczne postępowanie i polityka firmy powinny mieć swoje odzwierciedlenie w prostych, codziennych czynnościach. Wprowadzenie pewnych standardów postępowania przy codziennych działaniach i wymaganie ich od pracowników, ale tez wspólpracowników i dostawców zewnętrznych, to podstawa dla dalszych „eko działań”. Jednym z najbardziej powszechnych i najprostszych działań jest segregacja surowców wtórnych. Wiele materiałów nadaje się do ponownego użytku. Zbierać i segregować można wiele artykułów: zużyte tonery, papier na makulaturę, baterie czy żarówki. Co więcej, pieniądze uzyskane ze sprzedaży np. makulatury, można przeznaczyć na cel społeczny.

Zaangażowanie pracowników to często najtrudniejsze zadanie przy wprowadzaniu eko zasad w biurze.

Jak zachęcić pracowników nie tylko do realizacji już podejmowanych działań i projektów, ale też własnych inicjatyw?

Jednym z pomysłów są konkursy: czyli zwiększenie atrakcyjności działań na rzecz ekologii poprzez wprowadzenie zdrowej rywalizacji wśród pracowników. Atrakcyjne nagrody, a czasem prestiż i wdrożenie zaproponowanego rozwiązania czy pomysłu, to nagrody, o które pracownicy chcą rywalizować.

Warto pomyśleć o włączeniu w działania również zarząd, nie tylko zmotywuje to pracowników do ekologicznego postępowania, ale tez ułatwi im to. Zaangażowanie zarządu i włączenie w inicjowanie i wspieranie działań ekologicznych to często niełatwe zadanie. Najlepszym sposobem jest wykazanie się sukcesami na tym polu, czyli wprowadzenie pierwszych działań, które niewiele kosztują, ale będą zauważone i przez pracowników, przez zarząd i otoczenie zewnętrzne.

Najlepiej wykorzystać dwa argumenty:

• oszczędności: wskazać korzyści finansowe płynące z podjęcia inicjatyw ekologicznych,
• wizerunek: wskazanie na dobrą reputacje firmy będącej ekologiczną, nie tylko na zewnątrz, ale też wewnątrz organizacji.

Jest jeszcze jeden, dodatkowy argument przekonujący dla zarządu – dotychczasowe zaangażowanie pracowników. Widząc podejmowane przez pracowników działania, które chętnie podejmują i które przynoszą korzyści dla środowiska, kadrze zarządzającej nie pozostaje nic innego, jak tylko się przyłączyć. Warto, poszukując pracowników do zespołu, zaangażować te osoby, które już wykazały się inicjatywami w tym zakresie, mają swoje pomysły i chcą się włączyć w tworzenie eko biura.

Eko biuro to inwestycja, ale niekoniecznie musi generować stałe koszty. Wiele podejmowanych działań zwraca się w dłuższej perspektywie czasu w postaci oszczędności na surowcach, energii itp. Warto więc policzyć i pokazać, że ta inwestycja może przynieść korzyści, a nawet zyski w postaci oszczędzonych zasobów. Ważne, aby prowadzone działania, jak i komunikowanie o nich były prowadzone systematycznie, aby uświadomić pracownikom, że ekologicznie można pracować na co dzień, że to jest sposób i styl pracy.

Eliza Taworska
Dyrektor Zarządzający Future Concept Consulting
Ekspert
konsultant
trener w zakresie Społecznej Odpowiedzialności Biznesu