Doradzamy i informujemy: Biznes to nie gra w ruletkę

Czy firma powinna szukać zmian, czy raczej ich unikać i dążyć do stabilizacji?

Myślę, że tu nie chodzi o szukanie zmian, one są czymś naturalnym, następują jedna po drugiej. Realizacja jakiegokolwiek firmowego celu związana jest ze zmianą. Nie ma okresu, w którym jej nie ma, chyba że mamy do czynienia z firmą, która produkuje od lat jeden gwóźdź, a i w takiej mogło dojść do różnego rodzaju zmian.

Jak w związku z tym zdefiniowałby Pan termin „zarządzanie zmianą”?

Jest ono jednym z elementów zarządzania strategicznego firmy, ciągłym procesem, który jest widoczny szczególnie w przedsiębiorstwach, które starają się być elastyczne i dostosowane do współczesnego rynku.

W jaki sposób przedsiębiorstwo może się przygotować do zmiany, by nie budziła ona lęku, a stała się okazją do rozwoju?

To wszystko zależy w dużym stopniu od osoby, która zarządza firmą – czy ma ona realny wpływ na to, co się w niej dzieje, czy jest tylko i wyłącznie jej administratorem.

Andrzej Tokarski, prezes Europejskiej Grupy Doradczej.

W jaki sposób rozróżniłby Pan te osoby?

Bardzo często mamy do czynienia – szczególnie w obrębie małych i średnich przedsiębiorstw – z sytuacją, że osoby zarządzające – kadra czy dyrektor – są menedżerami wynajętymi do realizacji określonych zadań. Natomiast wizję na ogół mają właściciele firm, wspólnicy. Dobrze jest, jeśli ta wizja przekazywana jest menedżerowi i on ma ją realizować. Idealna sytuacja występuje wtedy, gdy kadra menedżerska dostaje carte blanche do działania. Wszystko powinno być spójne: przedsiębiorstwo, wizja i realizacja działań. Nie mogą występować dysfunkcje między jednym obszarem a innymi. Wtedy mamy do czynienia z organizmem, który funkcjonuje według określonych zasad, z wizją, która jest przygotowywana, wdrażana, realizowana, zamykana i podsumowywana. W momencie jednak, kiedy następuje rozchwianie – menedżer może mieć najlepszą wiedzę, ale nad nim znajduje się sztab ludzi, którzy są właścicielami, współwłaścicielami czy radą nadzorczą, która ingeruje, ma inne wizje tego, co w przedsiębiorstwie powinno się dziać – wtedy dochodzi do zaburzeń logicznego łańcucha i nie można realizować wspólnie ustalonych zadań.

Jakie umiejętności powinien mieć czy też nabyć menedżer, który ma zarządzać zmianą w firmie?

Myślę, że to jest istotne, by menedżerowie mieli nie tylko predyspozycje do zarządzania przedsiębiorstwem wyłącznie w takim szerokim znaczeniu, ale by potrafili rozmawiać z ludźmi, posiadali wiedzę dotyczącą różnych zagadnień psychologicznych, np. tych związanych z komunikacją interpersonalną, zarządzaniem zespołami ludzkimi itp. Zarządzanie to nie tylko zespół kompetencji i umiejętności nabytych, ale to przewodzenie ludziom, liderowanie. To klucz do sukcesu. Bez dobrego nadzorcy, osoby zarządzającej, nigdy nie będziemy realizować wizji w przedsiębiorstwie. To będzie zawsze tylko i wyłącznie administracja powierzonych zadań w formule od A do Z, podczas gdy w przypadku zmiany chodzi o coś więcej, o powstanie formuły A plus do Z plus.

Menedżer musi więc umieć zaangażować ludzi w realizację celów – co może temu służyć?

Jest kilka takich obszarów. Jeden z nich to doprowadzenie do zaangażowania ludzi, by stali się częścią projektu, by czuli, że bez nich nie zrealizuje się zadań. Pracownicy powinni identyfikować się z danym działaniem, muszą rozumieć, że zmiany, które zachodzą w firmie mają pozytywny charakter, przyniosą określony wynik. Bez zrozumienia zmian i bez zaangażowania zespołu w zasadzie są marne szanse na powodzenie. Zarządzanie zmianą to proces, który powinniśmy rozpocząć na samym dole, przekonać ludzi do potrzeby zmiany. Nie rozpatrywać, czy ktoś będzie chciał w tym uczestniczyć, czy nie, ale tak poprowadzić ścieżkę naszej wizji, by ludzie rozumieli, że zmiany są pożądane.

Czy obserwuje Pan, że pracownicy zwykle boją się zmian, czy raczej są do nich pozytywnie nastawieni?

Tak jak w każdym zespole, są osoby, które nie boją się zmian i takie, które z założenia mają opór co do zmian i działają rutynowo – z takimi ludźmi bywa najtrudniej.

Jednak nie jest niemożliwe przekonanie ich do zmian?

To wszystko polega na tym, że potrzeba zmiany powinna być związana z jej wizją, być dobrze przygotowana. Jeśli zajmuje się tym członek zarządu czy dyrektor zarządzający i musi przeprowadzić określony proces zmian w przedsiębiorstwie, to te zmiany muszą być najpierw bardzo dobrze opracowane, przygotowane. Kolejnym etapem jest przedstawienie wizji właścicielom firmy i przekonanie ich do niej, czyli do zaakceptowania pewnego procesu, który ma nastąpić. Następnie należy uzyskać akceptację zespołu firmy, przeprowadzić wstępne konsultacje z kluczowymi pracownikami, których będzie można łatwo przekonać do zmian. Te kluczowe osoby będą dla nas wsparciem we wszystkich działaniach, które zostaną podjęte. Należy kolejno porozmawiać z ludźmi, którzy będą przeprowadzać procesy związane ze zmianą. Później pozostaje kwestia dobrania dobrych instrumentów, by prawidłowo i rzetelnie przeprowadzić ten proces.

Jakie przykłady zmian może Pan przytoczyć, by przybliżyć ten termin?

Dzisiaj tak naprawdę wszystko jest swego rodzaju zmianą. Należy ją kojarzyć z realizacją określonego zadania. Działalność większości współczesnych przedsiębiorstw oparta jest na realizacji tzw. projektów. Każdy projekt jest odrębny, więc trzeba go odpowiednio przygotować, zmienić strukturę w ramach funkcjonujących już zadań. Zarządzanie zmianą występuje np. w firmach odzieżowych przy zmianach kolekcji sezonowych. W przemyśle stykamy się z nim w przypadku zmiany produkcji, czyli przestawienia się np. na inne modele produkcyjne. W firmach handlowych musimy zarządzać zmianą przy wdrożeniu nowego produktu do sprzedaży itd. Jeżeli popatrzymy na przekrój rynku, to właściwie ze zmianą spotykamy się wszędzie.

Jakie są najczęstsze błędy podczas wprowadzania zmian?

Najczęstszy błąd polega na wprowadzaniu zmiany w sposób nieprzygotowany. Robi się to na zasadzie pewnej przypadkowości, nagle, od zaraz, nie opracowując żadnej strategii, nie analizując, czy ta zmiana przyniesie rezultaty pozytywne, czy też nie, nie zastanawiając się nad zagrożeniami wprowadzania takiej zmiany. Wprowadzanie nowych rozwiązań powoduje zwykle także ujemne skutki w organizacji, przynajmniej w pierwszym okresie. Czasami następuje wtedy spadek efektywności, bo grupa osób zaangażowanych w realizację tego zadania musi się nauczyć, że jest ono naturalnym procesem. Zmianę jednak wprowadzamy, wiedząc na podstawie kalkulacji, że po czasie spadku efektywności przyjdzie etap wzrostu.

Europejska Grupa Doradcza realizuje szkolenia z zakresu zarządzania zmianą. Jaką wiedzę mogą zdobyć uczestnicy tych szkoleń?

Osoby zajmujące się zarządzaniem powinny zdobyć zakres wiedzy z tematu strategicznego zarządzania przedsiębiorstwem. W jego obrębie mamy kilka ważnych elementów, wokół których skupiają się też niektóre organizowane przez nas szkolenia, m.in. zarządzanie zmianą, zarządzanie projektem, balanced scoredcard, zarządzanie innowacjami, HR dla menedżera. Te wszystkie tematy mieszczą się w tzw. pojęciu zarządzania strategicznego i mają pomagać menedżerowi w realizacji procesu – od wizji, którą ma w głowie, do wyniku ostatecznego. Jeżeli komuś we współczesnej gospodarce udało się odnieść sukces bez wiedzy w zakresie tych wszystkich elementów, możemy uznać go szczęściarzem. Jednak takich szczęściarzy jest coraz mniej. Trzeba wykonać rzetelną pracę, by uzyskać oczekiwane przez nas wyniki.

Czy to oznacza, że osoba, której udało się wprowadzić zmianę bez uprzedniego zdobycia wiedzy na ten temat działa trochę na chybił trafił?

Myślę, że tak, że jest to w pewnym sensie forma loterii, gra w ruletkę, o tyle kosztowna, że za swoje pieniądze.

Obecnie dość modne jest pojęcie tzw. polityki innowacyjności. Unia Europejska nastawia się na realizację celów w tym obszarze. Czy można być konkurencyjnym i innowacyjnym na rynku bez umiejętnego zarządzania zmianą?

Można i nie można. Można w momencie, kiedy dokona się rewolucyjnego odkrycia, a z historii wiemy, że takie odkrycia się zdarzały. Patrząc jednak z perspektywy zarządzania przedsiębiorstwem, raczej nie. Żeby stać się innowacyjną firmą, taką, która stosuje innowacje w swoim zapleczu, w zasadzie bez współczesnej wiedzy o zarządzaniu, bez dobrych fundamentów w tym zakresie nie można mówić o sukcesie.

Więcej na temat certyfikowanych szkoleń z zarządzania zmianą, podnoszących znacząco kwalifikacje w tym obszarze dostępnych jest na stronie: www.kompetencjekadr.pl lub www.nowoczesnezarzadzanie.com.pl