Windykacja należności i faktoring: Informatyczne wsparcie złożonych procesów windykacyjnych

Paweł Grajewski
Architekt Systemowy w Business Management Software

Zastanawiając się nad jego informatyzacją, warto zawczasu przyjrzeć się specyfice występujących w organizacji procesów windykacyjnych i zweryfikować, czy zastosowanie bardziej elastycznych narzędzi typu Case Management zamiast klasycznego rozwiązania BPM nie będzie bardziej efektywne i ekonomiczne.

Złożone działania windykacyjne Działania windykacyjne możemy podzielić na masowe oraz indywidualne. W przypadku stosunkowo niewielkich kwot wykorzystywana jest windykacja masowa, prowadzona według wystandaryzowanych schematów i obejmująca w dużej mierze powtarzalne czynności. Windykacja indywidualna stosowana jest do odzyskiwania zobowiązań znacząco większych i dotyczy przeważnie klientów korporacyjnych. Prowadzone działania są zdecydowanie mniej schematyczne, wykorzystywane narzędzia mniej typowe, a zachodzące procesy bardziej czasochłonne.

Zarówno windykacja masowa, jak i indywidualna potrzebuje solidnego wsparcia informatycznego, jednak charakter tego wsparcia musi być inny. Skupmy się wyłącznie na złożonych działaniach windykacyjnych wymagających zastosowania bardziej wyrafinowanych rozwiązań informatycznych. Są one typowym przykładem procesów biznesowych. Wymagają wykonania wielu wzajemnie powiązanych ze sobą zadań, które wspólnie prowadzą do osiągnięcia założonego celu. Zadania te są nie tylko skomplikowane, ale także angażują wiele osób należących do różnych jednostek organizacyjnych. W ich ramach przygotowywane są m.in. różnego rodzaju pisma, następnie są one uzupełniane, weryfikowane i akceptowane. Obieg tych dokumentów może angażować wiele szczebli organizacji – od sekretariatu aż po zarząd.

Na pierwszy rzut oka tego typu procesy powinny być idealnym kandydatem do informatyzacji. W rzeczywistości ich realizacja bardzo często oparta jest na przypadkowych i, w efekcie, nieodpowiednich narzędziach. Powszechnie wykorzystywane są takie aplikacje, jak poczta elektroniczna, edytor tekstu czy arkusz kalkulacyjny, niestety zazwyczaj nie są one wspierane przez bardziej wyrafinowane narzędzia. Pisma, które mogłyby być wygenerowane automatycznie, są przygotowywane ręcznie przez pracowników według przekazywanego z ręki do ręki szablonu. Funkcję repozytorium dokumentów pełnią dyski sieciowe, a zadania delegowane są za pomocą e-maila lub wręcz osobistego dostarczenia określonego dokumentu.

Wiele firm oferuje produkty klasy Business Process Management, których zadaniem ma być standaryzacja i przynajmniej częściowa automatyzacja procesów w organizacjach mierzących się z takimi problemami. Narzędzia te dostępne są na rynku od wielu lat, a ich dojrzałość pozwala pokładać duże nadzieje we wdrożeniach. Jednak czy są one dobrym rozwiązaniem w każdej organizacji?

Tradycyjne rozwiązania BPMS

Centralnym elementem tradycyjnych rozwiązań klasy BPMS jest silnik procesowy, który automatyzuje przetwarzanie spraw ...