Uchodźcy z Ukrainy w Polsce: specustawa a bezpieczeństwo zatrudnianych wg uproszczonej procedury

Tzw. specustawa ukraińska została opublikowana w Dzienniku Ustaw 2022 r., poz. 583 jako Ustawa z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa i funkcjonuje równolegle z europejską ochroną czasową.

Ustawa dotyczy zarówno obywateli Ukrainy przybyłych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (niezależnie od środka transportu) bezpośrednio z terytorium Ukrainy, obywateli Ukrainy posiadających Kartę Polaka, którzy przybyli do Polski wraz z najbliższą rodziną, jak i nieposiadających obywatelstwa ukraińskiego małżonków obywateli Ukrainy (o ile przybył on na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej bezpośrednio z terytorium Ukrainy w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium tego państwa).

18 miesięcy legalnego pobytu

Jednym z głównych założeń specustawy jest zapewnienie legalnego pobytu dla osób, które w wyniku działań wojennych wjechały legalnie na terytorium Polski w okresie od dnia 24 lutego 2022 roku i deklarują zamiar pozostania w Polsce.

Specustawa dotyczy wyłącznie osób, które nie posiadają jeszcze w Polsce zezwolenia na pobyt, ani przyznanego statusu uchodźcy lub zbliżonego statusu

Licząc od dnia 24 lutego 2022 roku (niniejsze rządowe gwarancje obowiązują z mocą wsteczną) osoby te mają zagwarantowany legalny pobyt w okresie 18 miesięcy. Jedynie wyjazd na okres powyżej 1 miesiąca z Polski będzie skutkował pozbawieniem obywatela Ukrainy uprawnień wynikających ze specustawy. Na ten moment nie ma informacji dotyczącej ukończenia obowiązywania tych przepisów. Data zakończenia będzie ujęta w oddzielnym rozporządzeniu wydanym przez Radę Ministrów na podstawie bieżącej sytuacji (np. danych ilościowych osób przyjeżdżających do Polski oraz perspektywy terminu zakończenia działań wojennych).

Co istotne, specustawa dotyczy wyłącznie osób, które nie posiadają jeszcze w Polsce zezwolenia na pobyt, ani przyznanego statusu uchodźcy lub zbliżonego statusu, a także nie ubiegają się o status uchodźcy, ani ochronę uzupełniającą. Jeżeli wniosek został już złożony, można go cofnąć i skorzystać z zapisów specustawy.

Czytaj także: Praca dla obcokrajowców w Polsce, obecne i przyszłe przepisy

Pracodawca zgłasza e-powiadomienie o zatrudnieniu

Specustawa zapewnia także uproszczoną procedurę legalizacji zatrudnienia, która polega jedynie na obowiązku zgłoszenia faktu powierzenia pracy obywatelowi Ukrainy w terminie 14 dni do właściwego urzędu pracy. Pracodawca zgłasza powiadomienie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego – praca.gov.pl (nie ma możliwości zgłoszeń w formie papierowej).

Brak zawiadomienia bądź opóźnienie terminu zgłoszenia nawet o jeden dzień skutkuje tym, że praca nie jest legalna i grozi karą np. grzywny. Dodatkowo, w obliczu aktualnych przepisów, istnieje brak technicznej możliwości zalegalizowania pracy na rzecz podmiotu zagranicznego.

Rejestracja przyjazdu potrzebna do uzyskania numeru PESEL

Dla osób, których przyjazd nie został zarejestrowany przez komendanta Straży Granicznej podczas kontroli granicznej, specustawa przewiduje złożenie wniosku o rejestrację w terminie nie dłuższym niż 60 dni od dnia wjazdu do Polski, w dowolnym organie wykonawczym gminy na terytorium kraju. Wniosek składa się osobiście w siedzibie organu gminy na piśmie i wymaga on własnoręcznego, czytelnego podpisu.

Pracodawca zgłasza powiadomienie (o zatrudnieniu) za pośrednictwem systemu teleinformatycznego – praca.gov.pl (nie ma możliwości zgłoszeń w formie papierowej)

Choć rejestracja nie ma obligatoryjnego charakteru, to jednak warto to zrobić i jednocześnie uzyskać numer PESEL, który w Polsce jest konieczny np. do zgłoszenia przez pracodawcę do ubezpieczenia bądź do korzystania ze świadczeń służby zdrowia. Złożenie wniosku skutkuje także otrzymaniem dostępu do profilu zaufanego (o ile osoba wnioskująca posiada numer telefonu oraz adres poczty elektronicznej).

Czytaj także: Ukraińcy wyjeżdżają do ojczyzny walczyć z Rosją, jak uniknąć braku rąk do pracy?

Pracownicy z Ukrainy a przepisy BHP

Powyższe ułatwienia wynikające z zapisów specustawy gwarantują szybką ścieżkę uzyskania legalnego prawa pobytu i pracy dla obywateli Ukrainy.

Należy pamiętać, że ta usprawniona ścieżka legalnego zatrudnienia powinna iść w parze z zachowaniem całokształtu przepisów BHP dotyczących zatrudnienia nowego pracownika. Pracodawca bowiem nie jest zwolniony z zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy wynikających z odrębnych rozporządzeń oraz zapisów Kodeksu pracy.

Ważne jest, aby przygotować zarówno szkolenie, jak i wszelkie dokumenty w odpowiednim dla niego (pracownika) języku

Do jego zadań należy między innymi: zapewnienie szkolenia wstępnego BHP, zapoznanie pracownika z oceną ryzyka zawodowego na danym stanowisku pracy – co wymaga również uprzedniej aktualizacji o ryzyko zwiększonego obciążenia psychicznego, które jest wynikiem aktualnych wydarzeń, przekazanie środków ochrony indywidualnej oraz w wymaganych przypadkach – odzieży i obuwia roboczego.

Pracodawca (…) nie jest zwolniony z zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy wynikających z odrębnych rozporządzeń oraz zapisów Kodeksu pracy.

Zatrudniając obywatela Ukrainy należy także zwrócić uwagę na aspekty praktyczne – może się zdarzyć, że nowy pracownik nie posługuje się w ogóle językiem polskim, bądź znajomość języka polskiego jest podstawowa. Dlatego ważne jest, aby przygotować zarówno szkolenie, jak i wszelkie dokumenty w odpowiednim dla niego języku.

Magdalena Włastowska,

ekspert ds. bezpieczeństwa pracy firmy doradczej W&W Consulting.