PPK – perspektywa pracodawcy

To będzie kosztować pracodawców

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) mają służyć do systematycznego gromadzenia oszczędności. Wprowadzenie PPK jawi się jednak pracodawcom jako jedna z większych operacji finansowych i administracyjnych w zakresie zarządzania personelem. Przewidują wzrost kosztów zatrudnienia, tych bezpośrednich, związanych z dodatkowymi składkami, jak i pośrednich, związanych z obsługą nowego instrumentu.

Wybór przez pracodawcę instytucji prowadzącej PPK wiąże się z odpowiedzialnością za jej efektywność. Pracodawcy obawiają się konfliktów z pracownikami w przypadku niesatysfakcjonujących wyników inwestycyjnych.

Pracodawcy liczą na pomoc instytucji finansowych

Podejście pracodawców ma kluczowe znaczenie dla powodzenia programu PPK. Przychylne nastawienie do PPK wymaga budowania zaufania i współpracy poszczególnych grup interesariuszy i organów administracji publicznej. Szczególna rola przypadnie instytucjom finansowym. Ułatwienie pracodawcom obsługi PPK wymaga rozważenia kilku kwestii, w tym:

• dostępu do precyzyjnych informacji nt. funkcjonowania PPK i instytucji finansowych, zasad inwestowania, kryteriów wyboru instytucji finansowej;
• wypracowania wspólnych mechanizmów wdrażania i prowadzenia PPK, co ma na celu zmniejszenie nakładów administracyjnych działów HR;
• oceny możliwości i potrzeby sektorowego podejścia do wyzwań pracodawców.

Pozytywny efekt można osiągnąć, jeżeli zwróci się uwagę na kilka czynników wzbudzających obawy pracodawców.

Koszty i obowiązki administracyjne

Polscy pracodawcy już obecnie ponoszą znaczne koszty administracyjne związane z prowadzeniem spraw kadrowo-płacowych, w szczególności uczestnictwem w systemie ubezpieczeń społecznych. Wdrożenie PPK wiąże się z koniecznością obsługi dwóch systemów zabezpieczenia emerytalnego. W zależności od liczby osób objętych PPK, niezbędne będzie zaangażowanie odpowiednich środków finansowych oraz personelu w celu przygotowania wdrożenia i obsługiwania tego systemu.

System będzie podążał za pracownikiem?

Na początku dyskusji o PPK w środowisku pracodawców pojawiały się głosy, że system powinien podążać „za pracownikiem”, w oderwaniu od aktualnego miejsca pracy. Bezpośrednie powiązanie ubezpieczonego z instytucją finansową jest uzasadnione ze względu na zwiększającą się mobilność pracowników. Na dalszym etapie dyskusji pojawiały się postulaty włączenia Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, który mógłby przejąć rolę koordynatora, podmiotu przechowującego dane o uczestnikach. Miało to uzasadnienie tym bardziej, że wpłata na PPK jest pochodną składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe. Na tym tle wciąż zresztą istnieje szereg wątpliwości co do skutków dla PPK, wynikających z błędnego zakwalifikowania ubezpieczonego w ramach systemu ubezpieczeń społecznych, błędnego ustalenia podstawy wymiaru składek, czy dotyczących dokonywania korekt w związku z zaistnieniem zdarzeń losowych (np. choroba).

W zaproponowanej postaci system PPK jest w praktyce budowany w oparciu o środki pracodawców. Pracodawcy przewidują wzrost kosztów zatrudnienia, tych bezpośrednich, związanych z dodatkowymi składkami, jak i pośrednich, związanych z obsługą nowego instrumentu. Co istotne, koszty te będą dotyczyły nie tylko stałych pracowników, ale również osób współpracujących w ramach umów cywilnoprawnych.

Pracownicy zażądają podwyżek po wprowadzeniu PPK?

Pracodawcy są jednak przekonani, że składka płacona przez pracodawcę (1,5%) nie będzie jedynym kosztem. Spodziewają się presji załogi, aby pracodawca podwyższył wynagrodzenia o wartość składki płaconej przez pracownika (2%), oraz aby wynagrodzenia „do ręki” nie uległy obniżeniu. Przy obecnym deficycie pracowników takiej presji trudno będzie nie ulec. Co istotne, w 2018 r. odnotowujemy wzrost wynagrodzeń, które rosną szybciej niż przed rokiem. W lipcu br. przeciętne miesięczne wynagrodzenie brutto wzrosło o 7,2 proc. (rok do roku) i osiągnęło poziom 4825,02 zł (wg. GUS).

Nikt nie wie jak wzrosną koszty administracyjne

O ile koszty wpłat jesteśmy w stanie już oszacować, o tyle koszty administracyjne wciąż stanowią niewiadomą. Wystarczy wskazać tu kwestie wyboru instytucji finansowej, zawierania umów, ustalania i dokonywania wpłat, prowadzenia dokumentacji, ciągłego obowiązku weryfikowania osób nowo zatrudnianych pod kątem ich uczestnictwa w PPK. Jednostkowe koszty administracyjne będą natomiast szczególnie wysokie w średnich i małych firmach o dużej fluktuacji pracowników.

Jaka rola portalu PPK?

Na koszty administracyjne wpływ będzie miało przetwarzanie dokumentacji związanej z PPK. W celu uniknięcia dodatkowych obciążeń w postaci prowadzenia rozbudowanej dokumentacji postulowano rozszerzenie funkcjonalności portalu PPK. W obecnej wersji projekt ustawy opisuje portal jako platformę informacyjną. W przyszłości funkcjonalność portalu mogłaby zostać rozszerzona na takie funkcje, jak przechowywanie informacji nt. uczestników, szczególnie byłych pracowników, czy umożliwienie elektronicznego obiegu dokumentów.

Pamiętajmy, iż z rozporządzenia RODO wynika ograniczenie przechowywania danych przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. Projekt ustawy o PPK nie precyzuje, ile taki okres ma wynieść. Jednocześnie, niezależnie od PPK, od 1 stycznia 2019 r. skracamy okresy przechowywania dokumentacji ze stosunku pracy z 50 do 10 lat od zakończenia trwania stosunku pracy (roczne koszty samego technicznego prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej były szacowane w 2017 r. na kwotę 130 mln złotych).

W świetle powyższego do rangi podstawowych wyzwań należy zapewnienie kompatybilności programów do obsługi kadrowo-płacowej pracodawców z systemami instytucji finansowych w zakresie eksportu danych i ich oprzyrządowania.

Ryzykowny wybór instytucji finansowej

Część pracodawców obawia się odpowiedzialności związanej z wyborem instytucji, której powierzą zarządzanie PPK. W ostatniej wersji projektu w przypadku braku porozumienia ze związkami zawodowymi lub reprezentacją pracowników, wymaga się od podmiotu zatrudniającego wyboru tej instytucji, która oferuje najbardziej korzystne warunki zarządzania środkami w PPK, z uwzględnieniem przesłanek wskazanych w ustawie. Takie brzmienie przepisu rodzi ryzyko powstania po stronie pracowników roszczeń w stosunku do pracodawcy, gdyby po czasie okazało się, że wybrana instytucja finansowa nie osiągnęła najlepszych wyników zarządzania.

Tymczasem efektywność zarządzania można jedynie antycypować na podstawie danych historycznych, a będzie ona zmienna w zależności od przyjętego okresu analizowanych danych funduszu lub subfunduszu.

Wybór instytucji jest delikatną sprawą. Jeżeli wyniki uzyskiwane przez PPK nie będą satysfakcjonowały pracowników, ci odpowiedzialnością obciążą nie własnych reprezentantów, a pracodawcę, który podjął decyzję. To może prowadzić do pogorszenia relacji pracowników z pracodawcą i w konsekwencji do zmniejszenia produktywności.

Mając na uwadze bardzo ograniczoną w naszym kraju wiedzę finansową, ważne jest popularyzowanie wiedzy nt. instytucji finansowych, zasad inwestowania, skali i rodzaju ryzyk.

PPK jako bonus ?

Pracodawcy zadają sobie pytanie, na ile PPK może stać się nowym narzędziem motywowania pracowników, wzmocnienia ich zaangażowania w dłuższą współpracę. Przedsiębiorcy będą mogli wliczyć składki na PPK do kosztów uzyskania przychodu. Uczestnicy PPK będą mogli natomiast liczyć na wpłatę powitalną (250 zł) oraz coroczną dopłatę w kwocie (240 zł).

Czas pokaże, na ile PPK daje szansę na pewną indywidualizację oferty i wyróżnienie się poszczególnych pracodawców na tle innych podmiotów. Projekt ustawy o PPK umożliwia różnicowanie wpłaty dodatkowej ze względu na okres zatrudnienia albo na podstawie regulaminu wynagrodzeń lub układu zbiorowego. Daje to pracodawcy pewną swobodę w kształtowaniu dodatkowych wpłat i może być wykorzystane jako argument zarówno w negocjacjach z pracownikami, jak i z instytucjami finansowymi prowadzącymi PPK.

Artykuł został opublikowany w Biuletynie IGTE 14/2018
igte.pl/publikacje/Biuletyn_IGTE_14_2018.pdf).
Udostępnienie na portalu aleBank.pl za zgodą Izby Gospodarczej Towarzystw Emerytalnych Śródtytuły pochodzą od redakcji aleBank.pl