Paperless staje się standardem – nie ma powrotu do papieru

W obliczu pandemii i kolejnych lockdownów wiele firm czy instytucji było zmuszonych do zmiany stylu pracy. Polegało to m.in. na wprowadzeniu możliwości pełnienia codziennych obowiązków zdalnie, wdrożeniu narzędzi do komunikacji czy współpracy online i co za tym idzie – przejściu na dokumenty cyfrowe wraz z narzędziami wspomagającymi ich przygotowanie i obieg w organizacji.

Prawdziwa wartość z digitalizacji płynie z optymalizacji procesów, które pozwalają nam działać szybciej

To wymagało modyfikacji lub opracowania na nowo procesów biznesowych, bowiem funkcjonowanie w świecie wirtualnym charakteryzuje się zupełnie inną dynamiką, dającą nowe możliwości.

Taka przyspieszona cyfryzacja biznesu nie dzieje się oczywiście tylko w odniesieniu do działań wewnętrznych. Jej efekty odczują i docenią także klienci końcowi danej firmy.

Czytaj także: Cyfrowe dokumenty standardem za trzy lata w 76% firm MŚP

Dokumenty elektroniczne czyli oszczędność nie tylko „na papierze”

Niewątpliwie korzyścią płynącą z rezygnacji z papieru w firmie, którą najłatwiej zauważyć, będzie oczywiście redukcja pewnych kosztów związanych z fizycznym tworzeniem i przetwarzaniem dokumentacji papierowej. Dotyczy to rezygnacji z zakupu papieru, tonerów czy urządzeń oraz serwisu drukarek czy skanerów, a nawet przechowywania dokumentów papierowych w magazynie, ich skanowania do formy cyfrowej czy cyklicznej utylizacji.

Należy sobie jednak zdawać sprawę, że skala korzyści finansowych wynikająca tylko z wymienionych czynników nie będzie główną korzyścią z wdrożenia paperless. Skala oszczędności w głównej mierze będzie zależeć od wielkości organizacji i ilości tworzonej dokumentacji.

Korzyścią płynącą z rezygnacji z papieru w firmie, (…) będzie oczywiście redukcja pewnych kosztów związanych z fizycznym tworzeniem i przetwarzaniem dokumentacji papierowej

Prawdziwa wartość z digitalizacji płynie z optymalizacji procesów, które pozwalają nam działać szybciej, skrócić drogę, jaką musi pokonać dokument i przez to czas potrzebny do wydania decyzji i przekazania jej klientowi czy współpracownikowi.

Wyobraźmy sobie sytuację, w której klient składa wniosek, aby załatwić jakąś sprawę w instytucji czy firmie. W organizacji, w której obowiązują dokumenty papierowe lub obieg cyfrowy występuje tylko na pewnym wewnętrznym etapie procesu, musi on wypełnić wniosek, wydrukować go, złożyć podpis, dodać kopie załączników i przesłać dokument pocztą lub w najlepszym wypadku ponownie zeskanować i przekazać w takiej formie za pośrednictwem poczty elektronicznej lub formularza na stronie. Następnie wniosek jest przetwarzany w organizacji ‒ przekazywany do właściwej komórki, drukowany lub skanowany, podpisywany czy stemplowany, by po wydanej decyzji pokonać ponownie taką samą drogę.

Taki proces wymaga więc wykonania wielu działań po obu stronach, co jest czasochłonne i wysoce nieefektywne. Czas oczekiwania na decyzję przez samo przetwarzanie i przekazywanie papieru wydłuża się nawet do kilkunastu dni. Czy nie można tego przeprowadzić szybciej?

Czytaj także: Jest już pierwszy w Polsce bank działający w 100% w chmurze

Cyfrowe dokumenty – źródło przewagi konkurencyjnej

Wyobraźmy sobie inną sytuację, gdy ten sam proces opisany powyżej wykonujemy z wykorzystaniem dokumentów cyfrowych. Klient wypełnia wniosek w formularzu internetowym, który następnie autoryzuje podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym, załącza niezbędne załączniki i przesyła do firmy czy instytucji. Dokument od razu trafia do odbiorcy po stronie organizacji, a jeśli ta posiada dobrze skonfigurowany system i zautomatyzowany obieg dokumentów, zostanie od razu przekazany do komórki odpowiedzialnej bezpośrednio za wydanie decyzji.

Skrócenie ścieżki obiegu dokumentów pozwala na optymalizację pracy i w efekcie obsłużenie większej liczby zapytań.

Z punktu widzenia klienta to ogromne usprawnienie. Ograniczona zostaje liczba czynności, jaką musi wykonać. Dodatkowo czas oczekiwania na decyzję jest znacznie krótszy. W ten sposób firma ma realny wpływ na poprawę doświadczeń swoich klientów, bo mogą oni załatwić swoje sprawy szybciej i prościej. I w ten sposób budowana jest przewaga konkurencyjna. Dla organizacji takie usprawnienie procesów jest oczywiście też bardzo korzystne. Przede wszystkim skrócenie ścieżki obiegu dokumentów pozwala na optymalizację pracy i w efekcie obsłużenie większej liczby zapytań.

Paperless ma jednak znacznie więcej plusów. To bardziej efektywna praca z dokumentami, które mogą być przechowywane w jednym repozytorium, z przypisanymi atrybutami ułatwiającymi wyszukiwanie, dostępne dla każdego użytkownika wewnętrznego posiadającego odpowiedni poziom uprawnień i zabezpieczone przed osobami trzecimi.

Wady paperless – pełne korzyści tylko przy wdrożeniu na pełną skalę

Rezygnacja z dokumentów papierowych na rzecz elektronicznych nie ma wad z praktycznego czy finansowego punktu widzenia, ale kluczowe jest wdrożenie systemu paperless na pełną skalę.

Do tej pory można spotkać instytucje, które stosują dokumenty cyfrowe tylko w niektórych procesach, a w części nadal korzystają z papieru. Dochodzi wtedy do sytuacji, gdy materiały otrzymane np. na adres e-mail są drukowane i przetwarzane, by na którymś etapie ponownie je zeskanować i umieścić w systemie.

Systemy mieszane przestają być efektywne, powodując tylko mnożenie procesów i komplikacje

Taki model sprawdzał się jeszcze w momencie, gdy e-dokumenty stanowiły 10‒15 proc. wszystkich przetwarzanych w firmie materiałów. Jednak obecnie, duża część użytkowników preferuje zdalne załatwianie sprawy, najlepiej bez wychodzenia z domu.

Popularność elektronicznych dokumentów też cały czas rośnie. Szacuje się, że za 3 lata ponad 76 proc. (według badania firmy leasingowej EFL) MŚP będzie korzystało właśnie z takiego rodzaju dokumentów. W efekcie systemy mieszane przestają być efektywne, powodując tylko mnożenie procesów i komplikacje.

Przemysław Gołaszewski,

Digital Advisory Director, Billennium.