Od czego zawsze trzeba rozpocząć transformację cyfrową firmy?

Okres wzmożonej pracy zdalnej przypomniał wielu firmom o konieczności digitalizacji dokumentów, czyli zamianie tradycyjnego dokumentu papierowego na pliki cyfrowe, przy pomocy wysokowydajnych skanerów przemysłowych.

Wcześniej kompleksowy proces przeprowadzały głównie banki, firmy ubezpieczeniowe, biura rachunkowe i inne przedsiębiorstwa z branży finansowej, ale teraz zainteresowanie nim widoczne jest wszędzie, bez względu na rodzaj prowadzonej działalności.

– Tryb zdalny wymaga pracy z użyciem komputera, co utrudniają dokumenty papierowe, które wymagałaby transportu do domów pracowników i wdrożenia dodatkowych procedur związanych z bezpieczeństwem informacji – zauważa Paweł Ocibiński, kierownik ds. zarządzania dokumentacją w spółce Impel Business Solutions, należącej do Grupy Impel.

– Widzimy znaczny wzrost zainteresowania digitalizacją wśród firm prowadzących dokumentację kadrowo-płacową, z uwagi na duży udział dokumentów papierowych w ich procesach i restrykcyjne przepisy związane z ochroną danych osobowych – dodaje ekspert.

250 sztuk w 5 minut

Na formę cyfrową zamieniać można wszelkiego rodzaju dokumenty: od nieskomplikowanych księgowych, po złożone z różnego rodzaju i formatu akta osobowe czy wielostronicowe umowy handlowe. Najczęściej skanuje się raporty kasowe, faktury, wyciągi bankowe, ale do skanowania nadają się nawet paragony zakupu np. opłaty parkingowej.

Wykorzystywany w procesie specjalistyczny sprzęt pozwala zeskanować jednorazowo 250 dokumentów w czasie poniżej 5 minut.

– Gdy przeprowadzaliśmy digitalizację wewnątrz jednej z naszych spółek z Grupy Impel, skanowaliśmy miesięcznie około 20 tysięcy dokumentów księgowych, które cechują się dużą różnorodnością. Gdy proces jest dobrze zaplanowany i przygotowany, wszystko przebiega sprawnie i bezbłędnie, a co najważniejsze pozwala zachować ciągłość realizacji procesów operacyjnych – podaje przykład Paweł Ocibiński.

Czytaj także: Czy sektor MŚP potrzebuje wsparcia fintechów w wychodzeniu z wykluczenia cyfrowego?

Wydawać by się mogło, że w procesie nie ma nic skomplikowanego, tym niemniej warto skorzystać z pomocy profesjonalnej firmy outsourcingowej, takiej jak Impel Business Solutions Sp. z o.o., która zagwarantuje jego prawidłowy przebieg – od zaplanowania zakresu prac, konfiguracji danych i sprzętu, po sprawną realizację – bez wstrzymywania bieżącej działalności przedsiębiorstwa.

– Należy poprawnie skonfigurować urządzenia, zwłaszcza ustawić odpowiednią rozdzielczość, by obraz cyfrowy wiernie oddawał treść dokumentu papierowego. Ważna też jest jakość papieru, która bezpośrednio wpływa na wydajność skanowania, a której często nie bierze się pod uwagę.

Istotnym elementem jest także oznakowanie dokumentów papierowych kodami kreskowymi, które poza nośnikiem informacji (opisem dokumentu) pełnią rolę separatora – wymienia dalej Paweł Ocibiński.

– Błędy wynikające z niewłaściwego przygotowania do procesu digitalizacji, z pozoru niegroźne, wpływają na terminowość realizacji zadań oraz mogą prowadzić, w skrajnych przypadkach,  do konieczności ponownego skanowania – podkreśla.

Przygotowanie i planowanie

Planowanie procesu warto rozpocząć od ustalenia, jakie dokumenty chcemy poddać cyfryzacji.

W tym celu należy odpowiedzieć na kilka pytań, takich jak: czy wszystkie papiery mają ten sam format? W jakim obecnie są stanie fizycznym? W jakiej formie są przechowywane (np. są zszyte, w koszulkach)? Jak duży jest ich wolumen? Jak planujemy wykorzystać wersją cyfrową?

Na podstawie odpowiedzi planuje się proces, dobiera urządzenia i konfiguruje oprogramowanie, a w przyszłości dostosowuje do docelowego systemu (repozytorium danych).

Kluczowym elementem przygotowania do digitalizacji jest wybór odpowiedniego formatu kodu kreskowego – z uwagi na fakt, że jest on nośnikiem informacji dla oprogramowania używanego do skanowania. Kod kreskowy wskazuje, gdzie zaczyna się i kończy dokument, a także znacznie ułatwia późniejsze wyszukiwanie pliku w cyfrowym archiwum – jeśli jego numer powiążemy z metryką. Niektóre dokumenty wymagają umieszczenia daty wpływu, wtedy zwykle przybija się pieczątki, ale są bardziej nowoczesne rozwiązania.

– Zamiast tego można użyć aplikacji, która automatycznie w trakcie skanowania nakłada znak wodny na plik cyfrowy, co eliminuje potrzebę ręcznego pieczętowania. Rozwiązanie dobiera się w zależności od indywidualnych potrzeb firmy – wyjaśnia ekspert z Impel Business Solutions.

Czytaj także: Lawinowy wzrost liczby projektów cyfrowych w sektorze finansowym

Wymierne korzyści

Ważną kwestią jest dalsze postępowanie z dokumentami papierowymi po ich zeskanowaniu. Znaczną ich część można zniszczyć, zwalniając miejsce do przechowywania na bieżące potrzeby, co jest jedną z podstawowych korzyści digitalizacji.

– Owszem, są dokumenty, które ze względu na obowiązujące przepisy prawa trzeba przechowywać nawet przez kilkadziesiąt lat. Wiem jednak z doświadczenia, że często zdarza się w firmach, że ich stosy zalegają zupełnie niepotrzebnie, generując zbędne koszty. Problematyczne jest także przeszukiwanie papierowych stosów w przypadku kontroli – zwraca uwagę Paweł Ocibiński.

Niższe koszty przechowywania to tylko jedna z wielu korzyści zauważalnych po zamianie dokumentów papierowych na cyfrowe. Inne to: szybsza i efektywniejsza praca z plikami, możliwość pracy zdalnej, oszczędność czasu w obiegu dokumentacji, łatwiejsze wyszukiwanie, mniejsze ryzyko jej utraty lub uszkodzenia. Nie można zapomnieć także o ekologii.

Należy również podkreślić, że pliki cyfrowe dają możliwość wprowadzenia dalszych zmian w przedsiębiorstwie polegających na automatyzacji i robotyzacji procesów, których wprowadzenie bez nich nie jest możliwe, a które przynoszą firmom szereg kolejnych wymiernych korzyści.

Tym samym pozwalają zapoczątkować większy proces transformacji cyfrowej firmy, po to aby być krok przed innymi, wyznaczając nowe trendy w danej branży.

Czytaj także: Komisja Europejska przyspiesza cyfryzację rynków finansowych. Będzie Fintech Action Plan